Con algo tan sencillo como planificar las reuniones se aprovecha enormemente el tiempo de trabajo, sobre todo el que queda libre por no perderlo con encuentros interminables y caóticos. Cuando no se dispone de una lista de temas concreto y pactado las reuniones suelen resultar un mero intercambio de documentos, intenciones e impresiones, pero la discusión de fondo suele aplazarse a otra convocatoria para la siguiente semana. ¿Y porqué una semana? nadie lo sabe con exactidud, a una semana vista parece ser que la probabilidad de cuadrar huecos en la agenda de los asistentes es superior al 90%.
Planificar las reuniones significa que
a) se acuerda la lista y orden de los temas a tratar.
b) se acuerda la duración de la reunión. En nuestra cultura latina a veces puede sonar un poco agresivo, pero el que lo experimenta lo agradece, pues permite una mejor planificación global de la jornada.
c) a la reunión solamente deben asistir las partes implicadas. No tienen sentido las reuniones multitudinarias en las que se tratan múltiples temas que solamente afectan al 'que manda', aunque uno mismo sea el que manda.
d) cuando se acuerda el encuentro las partes manifiestan el estado de avance de los temas a trata.
e) durante los días previos se materializan intercambios de información, que la parte contraria (por llamarla de alguna manera) podrá estudiar y revisar.
f) también se permite que durante los días previos se puedan realizar aportaciones y comentarios a la documentación de la parte contraria, de manera que las ideas sobre los temas a discutir ya se van madurando.
g) si el intercambio de documentación no se ha producido por alguna de las partes, lo que significa que la otra no se ha podido preparar la reunión en toda su magnitud, se podrá anular y posponer la reunión.
Estas prácticas deberían ser adoptadas por todas las partes, aunque habitualmente hay una que dispone de una posición dominante que puede no creer en ellas, o simplemente no las tiene incorporadas en sus hábitos. En este caso deberemos echar mano de nuestra habilidad para llevar las cosas a nuestro terreno y educar a las otras partes. Puede no ser cosa de un día, sino de predicar con el ejemplo. Mandar e-mail con los temas a tratar, informar que solamente disponemos de x tiempo para la reunión porque después tenemos otro compromiso, facilitar nuestra información a la otra parte para que se la pueda estudiar, y solicitar la que haya generado para facilitar nuestra comprensión del problema son algunas de las acciones que podemos adoptar.
Como en todas las cosas en la vida, no siempre se consigue, pero con la adecuada planificación las reuniones se vuelven fructíferas y la resolución de temas es sorprendente. Todos ganamos en rendimiento pues se discute sobre aspectos concretos, no se divaga, y se toman decisiones con fundamento (como diría nuestro amigo Karlos Arguiñano).
Ya se que no es muy buen ejemplo, pero hasta del diablo se puede aprender. Bush II, sí, me refiero a Jorge, sus reuniones no duran más de 15 minutos, como máximo, suficiente para decidir, sobre todo cuando tiene un gabinete que lleva trabajando en cada tema durante tiempo, intercambiando información y todo lo que haga falta.
La planificación es un aspecto clave en nuestra organización diaria del trabajo. Los hitos son concretos y superarlos es más fácil. No se destina tiempo a tareas absurdas y nos permiten trabajar menos, aunque producir más.
Rec
PD. No entran en este grupo lo que llamaremos Reuniones de Aproximación (término de nuevo acuñe creado por mi), en las que el objetivo sencillamente es empatizar, buscar foros informales de intecambio, conocer a la otra parte (cliente, proveedor, etc), obtener información, etc. en las que precisamente una muy detallada planificación podría abortar el encuentro pues o bien se nos verían nuestras intenciones (el plumero, comunmente dicho), o bien carecerían de contenido por lo que no tendría sentido hacer el encuentro a no ser que fuera en un buen restaurante.
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