LECCIONES DE UN APRENDIZ. CAP 8.

NO ATENDER LLAMADAS NI E-MAIL CUANDO SE REALIZA UN TRABAJO INTELECTUAL

Algo que a simple vista parece una obviedad, es una de las mayores causas del bajo rendimiento del trabajador de hoy en día. Durante la jornada laboral desarrollamos distintos tipos de actividades, algunas implican ralacionarse, otras coordinarse, organizarse o sincronizarse con otros agentes, pero también hay una parte que debemos dedicar a la producción pura , aquella por lo que habitualmente nos contratan, nos valoran y el cliente nos paga. Muy a menudo este trabajo productivo nos requiere cierta o mucha concentración, creatividad, análisis, cálculo o aislamiento mental, que a su vez exige un tiempo de introducción para entrar en materia y alcanzar la velocidad de crucero.

La práctica habitual es que cuando estamos trabajando en algo, si recibimos una comunicación (por concentrar tanto las llamadas como los e-mails), tenemos la tendencia a atenderla, o bien por educación, curiosidad o porque pensamos que es urgente y nos va la vida si no la atendemos. Los estudios que he leído al respecto coinciden en que esto provoca una dispersión mental temporal que hace reducir la producción y la productividad, e incluso puede provocar un giro en la tarea en la que estamos de manera que la primera queda abandonada. Gran error. Estamos incrementando el tiempo de dedicación a las dos tareas (la antigua y la nueva), además de reducir la concentración en ambas y consecuentemente la calidad del producto final (tanto en términos de plazo como calidad pura).

Mi experiencia personal me dice que además, a lo largo del año, los mensajes que no pueden ser obviados en tiempo real son mínimos, probablemente no lleguen al 5% (estimación), y que si los atendemos en un plazo razonable de tiempo la calidad de la respuesta no se ve afectada. Si juntamos factores, es decir, la probabilidad combinada de que recibamos un mensaje importante y urgente y que coincida en el tiempo con la realización de un trabajo intelectual, la probabilidad es aún más pequeña.

En definitiva, una forma de aumentar nuestro rendimiento es no distraerse, concentrarse en la tarea que estamos desarrollando y aplazar momentaneamente estos intrusos que nos despistan del curso productivo. Las excusas a dar son fáciles, sobre todo si llaman. Quien coja el teléfono puede decir simplemente que no estás disponible, que estás reunido (mentida piadosa en pro de la humanidad), o que estás atendiendo otra llamada y cuando tengas un momento responderás.

Una ventaja adicional que se presenta es que si tienes la lista de llamadas pendientes, puedes imaginar los temas que vas a tratar, con lo que puedes preparar mejor la intervención, nuevamente ofreciendo un mejor servicio tanto al cliente como a tu propia empresa. Una cosa que también pasa y es doblemente interesante es que cuando no pueden contactar con uno el interesado nos envía un correo informando que ha intentado contactar y que tiene interés en hablar con nosotros sobre no se qué tema, ofreciendo así un punto de partida que nos puede servir para prepararnos mejor.

Todo son ventajas, aunque como con todas las recetas, uno debe medir cuando llevarlas al extremo o adoptar una postura más flexible. La clave es rentabilizar los periodos de concentración y minimizar el esfuerzo de llevar nuestra mente a un nivel de máxima producción.

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